Privacy Policy

Per i trattamenti effettuati direttamente da AKEVO per la gestione del sito, degli account, dei rapporti commerciali e amministrativi e dei propri servizi, i riferimenti sono:

Quando AKEVO viene utilizzato da una struttura ricettiva per gestire dati dei propri ospiti, potenziali ospiti o clienti, i ruoli privacy dipendono dal trattamento concretamente svolto e dagli accordi applicabili tra AKEVO e la struttura.

In particolare, per alcune attività AKEVO può trattare dati per conto della struttura ricettiva che utilizza il servizio. La struttura rimane responsabile delle proprie attività di trattamento e delle informative che deve fornire ai propri ospiti e contatti, secondo la normativa applicabile.

In funzione delle funzionalità utilizzate e delle informazioni effettivamente fornite, AKEVO può trattare diverse categorie di dati.

• Dati dell'account e dell'operatore della struttura, come nome, email e informazioni necessarie per l'accesso e la gestione del servizio.
• Informazioni relative alla struttura ricettiva, alle camere o unità, ai servizi, alle disponibilità, alle condizioni commerciali e alle informazioni configurate nella piattaforma.
• Dati di lead, ospiti e clienti, come nome, email, numero di telefono, lingua e altre informazioni fornite durante una richiesta.
• Informazioni relative al soggiorno o alla richiesta, come date, numero di ospiti, presenza ed età dei bambini, esigenze, preferenze e richieste particolari.
• Informazioni relative alle prenotazioni e allo storico delle interazioni gestite tramite la piattaforma.
• Messaggi e contenuti delle conversazioni quando un canale di comunicazione è collegato ad AKEVO.
• Informazioni sulla provenienza del contatto o della campagna, quando disponibili.
• Dati tecnici e di sicurezza necessari al funzionamento, alla protezione e alla diagnosi del servizio.

AKEVO è progettato per trattare solo le informazioni necessarie alle finalità del servizio. Gli utenti della piattaforma sono invitati a non inserire informazioni non necessarie.

I dati possono essere raccolti, a seconda dei casi:

• direttamente dall'utente che utilizza il sito o la piattaforma;
• dalla struttura ricettiva che utilizza AKEVO;
• da un ospite o potenziale ospite durante una conversazione o una richiesta;
• da moduli, landing page, siti web o altri canali collegati alla piattaforma;
• da servizi di messaggistica e canali digitali collegati, inclusa la WhatsApp Business Platform quando attivata;
• da sistemi o integrazioni autorizzati dalla struttura.

I dati possono essere trattati per le finalità necessarie al funzionamento di AKEVO e delle funzionalità attivate.

• Creare e gestire account e accessi alla piattaforma.
• Gestire strutture, camere o unità, disponibilità, ospiti e prenotazioni.
• Ricevere, organizzare e qualificare richieste commerciali.
• Consentire alla struttura di gestire le comunicazioni con lead, ospiti e clienti.
• Preparare informazioni e proposte sulla base dei dati configurati nella piattaforma.
• Mantenere il contesto delle interazioni e supportare il processo commerciale.
• Fornire funzionalità CRM e storico delle relazioni.
• Fornire funzioni di assistenza e intelligenza artificiale previste dal servizio.
• Garantire sicurezza, prevenzione degli abusi, diagnosi e corretto funzionamento tecnico.
• Gestire richieste di assistenza, comunicazioni amministrative e rapporti contrattuali.
• Adempiere agli obblighi previsti dalla normativa applicabile.

Il trattamento dei dati personali avviene sulla base delle condizioni previste dalla normativa applicabile, incluso il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), quando applicabile.

Le basi giuridiche possono includere:

• esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali richieste dall'interessato;
• adempimento di obblighi legali;
• legittimo interesse, quando applicabile e nel rispetto dei diritti e delle libertà degli interessati;
• consenso, quando richiesto dalla natura del trattamento o dalla normativa applicabile.

Quando AKEVO tratta dati per conto di una struttura ricettiva, la determinazione della base giuridica relativa al rapporto tra la struttura e il proprio ospite o potenziale cliente compete alla struttura, nei limiti previsti dalla legge.

AKEVO utilizza funzionalità di intelligenza artificiale per supportare attività operative e commerciali, ad esempio comprendere una richiesta, organizzare informazioni, assistere nella gestione di una conversazione e suggerire azioni utili.

Le funzionalità AI possono elaborare il contenuto necessario della richiesta e il contesto disponibile nella piattaforma per produrre una risposta o un'azione coerente con il servizio.

In base alle funzionalità utilizzate, alcuni dati possono essere trasmessi a fornitori tecnologici che supportano l'elaborazione AI, nel rispetto delle configurazioni, degli accordi e delle misure applicabili al servizio.

Quando una struttura collega funzionalità WhatsApp ad AKEVO, i messaggi e i relativi metadati necessari possono essere ricevuti ed elaborati attraverso la WhatsApp Business Platform e i servizi messi a disposizione da Meta.

Tali informazioni possono essere utilizzate da AKEVO per identificare la conversazione, associare il contatto alla struttura corretta, conservare il contesto e supportare la gestione della richiesta.

L'utilizzo dei servizi WhatsApp e Meta è inoltre soggetto alle condizioni, alle informative e alle configurazioni applicabili ai rispettivi servizi.

Per fornire il servizio, AKEVO può avvalersi di fornitori tecnologici e infrastrutturali. In funzione delle funzionalità effettivamente utilizzate, possono rientrare tra questi:

• Supabase, per servizi di database, autenticazione e infrastruttura applicativa utilizzati da AKEVO;
• OpenAI, per le funzionalità di intelligenza artificiale integrate nel servizio;
• Vercel, per servizi di hosting e distribuzione dell'applicazione;
• Meta e WhatsApp, quando vengono utilizzate le relative funzionalità di messaggistica o integrazione;
• altri fornitori strettamente necessari alle funzionalità che saranno attivate e utilizzate dalla struttura.

I dati non vengono comunicati a soggetti terzi per finalità incompatibili con quelle descritte nella presente informativa, salvo obblighi di legge o specifica base giuridica.

Alcuni fornitori tecnologici utilizzati per erogare il servizio possono operare o utilizzare infrastrutture anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

Quando richiesto dalla normativa applicabile, tali trasferimenti devono avvenire sulla base di meccanismi riconosciuti dalla normativa in materia di protezione dei dati, incluse, ove applicabili, decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altri strumenti previsti dalla legge.

I dati vengono conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti e, ove applicabile, per il periodo richiesto da obblighi legali, contrattuali, amministrativi, di sicurezza o di tutela dei diritti.

I tempi possono variare in base alla tipologia di dato, alla funzionalità utilizzata e al rapporto esistente con la struttura ricettiva o con l'utente.

Quando AKEVO tratta dati per conto di una struttura, la conservazione può inoltre dipendere dalle istruzioni e dalle esigenze legittime della struttura, nel rispetto della normativa applicabile.

AKEVO adotta misure tecniche e organizzative volte a proteggere i dati trattati contro accessi non autorizzati, perdita, alterazione, divulgazione o utilizzo improprio, tenendo conto della natura del servizio e dei rischi connessi al trattamento.

Nessun sistema informatico può tuttavia garantire un livello di sicurezza assoluto. Le misure vengono pertanto valutate e aggiornate in relazione all'evoluzione del servizio e dei rischi.

Nei casi previsti dal GDPR e dalla normativa applicabile, l'interessato può esercitare i diritti riconosciuti dalla legge, tra cui, quando applicabili:

• ottenere conferma dell'esistenza di dati personali che lo riguardano e accedervi;
• richiedere la rettifica di dati inesatti o incompleti;
• richiedere la cancellazione dei dati nei casi previsti;
• richiedere la limitazione del trattamento;
• opporsi al trattamento nei casi previsti dalla legge;
• richiedere la portabilità dei dati quando applicabile;
• revocare il consenso quando il trattamento si basa sul consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente alla revoca;
• presentare reclamo all'autorità di controllo competente.

Se la richiesta riguarda dati trattati da AKEVO per conto di una specifica struttura ricettiva, potrebbe essere necessario coinvolgere la struttura responsabile del rapporto con l'interessato.

Le richieste relative alla cancellazione dei dati possono essere inviate a info@akevo.app.

AKEVO mette inoltre a disposizione una pagina dedicata con le istruzioni per richiedere la cancellazione:

AKEVO è un servizio destinato alle strutture ricettive e ai loro processi operativi e commerciali, non è un servizio progettato per essere utilizzato autonomamente da minori.

Informazioni relative a minori possono tuttavia essere presenti in una richiesta di soggiorno, ad esempio l'età dei bambini necessaria alla composizione degli ospiti o alla formulazione di una proposta. Tali informazioni devono essere limitate a quanto necessario per la gestione della richiesta e del soggiorno.

Il sito e la piattaforma possono utilizzare tecnologie strettamente necessarie al funzionamento, alla gestione della sessione, alla sicurezza e all'autenticazione.

Qualora in futuro vengano introdotti strumenti di analisi, marketing o altre tecnologie che richiedano consenso o ulteriori informazioni ai sensi della normativa applicabile, la presente informativa e gli eventuali strumenti di gestione del consenso saranno aggiornati di conseguenza.

La presente informativa può essere aggiornata per riflettere modifiche alla piattaforma, alle integrazioni, ai fornitori o alla normativa applicabile.

La versione pubblicata su questa pagina riporta la data dell'ultimo aggiornamento.

Per domande sulla presente informativa o per richieste relative alla protezione dei dati: